Cuánto te cuesta realmente cada llamada que no coges

Es la pregunta que más veces hacemos en una primera visita, y la que casi nadie sabe responder: ¿cuántas llamadas se te escapan al mes? No las que atiendes mal: las que directamente no llegas a coger porque estabas trabajando.

La respuesta importa porque es dinero que ya está tomando la decisión de irse a otro sitio. Vamos a calcularlo sin trampa y con la fórmula a la vista, para que puedas discutir cada número.

Los cuatro datos que hacen falta

1. Llamadas perdidas al mes. Si tienes centralita, está en el panel. Si no, el registro del móvil de empresa sirve. Cuenta una semana normal y multiplica por cuatro.
2. Cuántas de esas volverían a llamar. No todas se pierden: parte vuelve a intentarlo. Sé conservador — asume que la mitad vuelve.
3. Tu tasa de conversión habitual. De cada diez personas que te llaman preguntando, ¿cuántas acaban dejándote trabajo? Si no lo sabes, tu intuición es mejor que una media de internet.
4. Tu ticket medio. Y aquí el matiz que casi todo el mundo se salta: usa el margen, no la facturación. Una reparación de 400 € no te deja 400 €.

La fórmula

Un ejemplo con números redondos, para que se vea el mecanismo — no son datos de ningún cliente, son un ejemplo aritmético: 60 llamadas perdidas al mes, la mitad vuelve a llamar, conviertes 3 de cada 10, y cada trabajo te deja 150 € de margen. Sale 60 × 0,5 × 0,3 × 150 = 1.350 € al mes. Unos 16.000 € al año.

Cambia los cuatro números por los tuyos. Si tu resultado es pequeño, enhorabuena: no tienes este problema y no necesitas gastarte nada en resolverlo.

Las tres trampas del cálculo

• Usar facturación en vez de margen. Multiplica el resultado por tres y te convence de cualquier cosa. Por eso lo hacen tantos.
• Suponer que nadie vuelve a llamar. Falso, y hace el número enorme. Parte de la gente insiste — sobre todo si eres el único taller de confianza que conocen.
• Contar el valor de vida del cliente. Es real (un cliente nuevo vuelve durante años) pero es especulativo. Nosotros lo dejamos fuera del cálculo principal y lo mencionamos aparte. Si un número necesita hipótesis a cinco años para justificarse, no es un buen número.

Qué hacer con el resultado

Compáralo con lo que costaría taparlo. Las opciones reales son tres: contratar a alguien para el teléfono, contratar un servicio de secretaría externa, o automatizar la primera atención. Cada una tiene su coste y su punto de equilibrio, y no siempre gana la misma.

Si el número te sale bajo, la respuesta correcta es no hacer nada. Lo decimos en serio: hay empresas a las que hemos dicho exactamente eso.

Cómo comprobar si la automatización funcionaría en tu caso

Antes de leer una propuesta, llama al 930 48 55 48. Contesta nuestra IA y es nuestro número real. Habla con ella como si fueras un cliente tuyo, con prisa y sin dar los datos ordenados, que es como llaman de verdad.

Y si quieres el cálculo hecho con tus datos reales en vez de con estimaciones, es exactamente lo que sale de una Radiografía de Procesos.